UIN KHAS Jember Dorong Layanan “Smart Secretariat”, Rektor Tekankan Kecepatan dan Keramahan Pelayanan
Humas - UIN Kiai Haji Achmad Siddiq Jember menggelar Workshop Penguatan Kesekretariatan dan Keprotokoleran Tahun 2026 di Hotel Royal Jember, Selasa-Rabu, 12–13 Mei 2026. Kegiatan yang mengusung tema “Smart Secretariat dan Protocol: Integrasi AI untuk Layanan yang Adaptif dan Efektif” itu menjadi bagian dari upaya kampus memperkuat profesionalitas layanan administrasi dan keprotokoleran di tengah tuntutan transformasi digital.
Pembukaan workshop dihadiri langsung Rektor UIN KHAS Jember Hepni, Wakil Rektor I, Wakil Rektor II, serta Kepala Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan (AUPK). Puluhan peserta dari unsur sekretariat, dosen, tenaga kependidikan, hingga protokoler di lingkungan kampus mengikuti agenda tersebut.
Dalam arahannya saat membuka kegiatan secara resmi, Rektor UIN KHAS Jember, Prof. Hepni menegaskan bahwa tantangan utama perguruan tinggi saat ini bukan hanya menyelesaikan layanan administrasi, melainkan menghadirkan layanan yang cepat, ramah, profesional, dan solutif.
“Tuntutan publik terhadap kita bukan hanya layanan yang selesai, tetapi layanan yang cepat, ramah, profesional, dan tuntas. Layanan itu tidak lagi menyelesaikan masalah dengan masalah, tetapi benar-benar selesai di kesekretariatan,” kata Prof. Hepni.
Menurut dia, pelayanan berkualitas tidak cukup hanya berorientasi pada prosedur administratif, melainkan harus mampu memberi solusi nyata kepada masyarakat. Karena itu, ia meminta seluruh unsur kesekretariatan dan protokoler menghindari budaya saling melempar persoalan.
“Jangan pernah berkata tidak ada solusi. Semua persoalan pasti ada jalan keluarnya,” ujarnya.
Prof. Hepni menilai kesan pertama terhadap sebuah institusi sangat ditentukan oleh kualitas pelayanan awal yang diterima tamu. Ia mencontohkan pengalamannya saat berkunjung ke Brunei Darussalam, di mana sambutan sederhana namun hangat meninggalkan kesan mendalam.
“Yang paling penting bukan suguhannya, tetapi pelayanannya. Tamu harus merasa dihormati sebagai manusia yang terhormat,” katanya.
Ia juga menyoroti pentingnya tata kelola protokoler yang sistematis dan terukur. Menurut dia, seluruh agenda pimpinan harus terkoordinasi dengan baik agar tidak terjadi tumpang tindih jadwal maupun gangguan saat rapat berlangsung.
Dalam kesempatan itu, Prof. Hepni menekankan bahwa profesionalitas kesekretariatan dan protokoler berpengaruh langsung terhadap citra kelembagaan. Semakin baik kualitas pelayanan yang diberikan, kata dia, semakin kuat pula kewibawaan institusi di mata publik.
“Semua yang datang harus merasa bahwa kampus ini hadir untuk menyelesaikan masalah mereka,” katanya.
Selain aspek teknis pelayanan, Prof. Hepni juga menyinggung pentingnya kesiapan sumber daya manusia, mulai dari penampilan, etika komunikasi, hingga kemampuan bahasa asing. Menurut dia, petugas protokoler merupakan representasi wajah institusi sehingga harus memiliki standar profesionalitas tinggi.
Workshop tersebut juga menghadirkan sejumlah narasumber dari berbagai bidang. Materi pertama bertajuk “Smart Secretariat & Protocol: Integrasi AI untuk Layanan yang Adaptif dan Efektif” disampaikan oleh Dr. Nawawi. Dalam sesi itu dibahas pemanfaatan kecerdasan buatan untuk mendukung efektivitas pelayanan administrasi dan pengelolaan agenda kelembagaan.
Sementara itu, materi kedua mengenai “Siklus Keprotokolan: Integrasi Perencanaan, Pendampingan, dan Koordinasi Operasional” dipaparkan oleh Ahmad Rofik. Adapun sesi ketiga bertema “Protocol & Precision: Seni Menjadi MC Formal yang Profesional” disampaikan oleh Wiwin Riza Kurnia.
Melalui workshop tersebut, UIN KHAS Jember berharap penguatan kapasitas kesekretariatan dan keprotokoleran tidak berhenti pada aspek administratif semata, melainkan berkembang menjadi sistem layanan modern yang adaptif, responsif, dan berbasis teknologi.
“Kita harus terus belajar dan terus berbenah agar mampu bersaing tidak hanya di tingkat nasional, tetapi juga internasional,” kata Prof. Hepni.
Penulis: Atiyatul Mawaddah
Editor: Munirotun Naimah
