Digitalisasi Layanan Akademik UIN KHAS Jember Diperkuat, Aplikasi Yudisium dan Wisuda Online Resmi Diluncurkan
Humas - Proses pendaftaran yudisium dan wisuda di UIN Kiai Haji Achmad Siddiq (KHAS) Jember kini memasuki babak baru. Melalui aplikasi Yudisium dan Wisuda Online yang mulai diperkenalkan dalam Focus Group Discussion (FGD) Penguatan Pangkalan Data Akademik Tahun 2026, seluruh tahapan administrasi akademik diarahkan menjadi lebih cepat, transparan, akurat, dan mudah dipantau mahasiswa secara digital.
FGD yang berlangsung pada 16–17 Juli 2026 di Hotel Aston Inn Lumajang tersebut diikuti sekitar 50 peserta yang terdiri atas kepala bagian, kepala subbagian fakultas dan Pascasarjana, serta operator akademik dari seluruh fakultas di lingkungan UIN KHAS Jember. Selama dua hari, peserta mendapatkan bimbingan teknis penggunaan aplikasi sekaligus menyusun penguatan tata kelola pangkalan data akademik sebagai fondasi transformasi layanan akademik universitas.
Ketua panitia yang juga Kepala Bagian Akademik dan Umum, Yulianto, S.E., menjelaskan bahwa penyelenggaraan FGD dilatarbelakangi oleh kebutuhan untuk menghadirkan sistem administrasi akademik yang semakin efektif sekaligus menjawab tuntutan digitalisasi layanan perguruan tinggi.
"Selama ini proses pendaftaran yudisium dan wisuda masih melibatkan sejumlah tahapan administratif yang sebagian masih dilakukan secara konvensional. Melalui aplikasi ini kami ingin menghadirkan layanan yang lebih terintegrasi sehingga proses administrasi menjadi lebih mudah, cepat, dan dapat dipantau secara langsung oleh mahasiswa," ujarnya.
Menurutnya, kegiatan ini tidak hanya memperkenalkan aplikasi baru, tetapi juga memastikan seluruh pengelola akademik memiliki pemahaman dan kemampuan teknis yang sama dalam mengoperasikan sistem tersebut sehingga implementasinya dapat berjalan seragam di seluruh fakultas.
Dalam sambutannya, Wakil Rektor Bidang Akademik dan Pengembangan Kelembagaan UIN KHAS Jember, Prof. Dr. M. Khusna Amal, S.Ag., M.Si., menegaskan bahwa transformasi digital merupakan salah satu syarat utama bagi perguruan tinggi yang ingin menghadirkan layanan akademik berkelas dunia.
Ia menceritakan pengalamannya ketika mengunjungi sejumlah perguruan tinggi bereputasi, baik di Indonesia maupun saat mengikuti program akademik di Australian National University, Australia. Menurutnya, keunggulan perguruan tinggi tidak hanya ditentukan oleh megahnya gedung, melainkan juga oleh kualitas infrastruktur digital yang mampu menghadirkan layanan cepat, sistematis, dan akurat.
"Perguruan tinggi yang maju tidak hanya memiliki sumber daya manusia yang unggul, tetapi juga sistem layanan digital yang bekerja secara efektif. Mahasiswa dapat mengakses berbagai layanan administrasi dengan cepat tanpa harus melalui proses yang panjang," ujarnya.
Karena itu, peluncuran aplikasi Yudisium dan Wisuda Online dinilai sebagai langkah strategis untuk meningkatkan kualitas pelayanan akademik di UIN KHAS Jember. Aplikasi tersebut diharapkan mampu memangkas birokrasi administrasi sekaligus memberikan kepastian proses kepada mahasiswa.
Prof. M. Khusna Amal bahkan mengusulkan agar pengembangan aplikasi dilengkapi dengan sistem tracking atau notifikasi progres, sehingga mahasiswa dapat mengetahui secara mandiri tahapan yang sedang dijalani, mulai dari pengunggahan berkas, verifikasi, hingga penetapan sebagai peserta yudisium dan wisuda.
"Kalau setiap tahapan diberi indikator yang jelas, mahasiswa bisa melakukan kontrol sendiri terhadap proses administrasinya. Mereka tidak perlu lagi bertanya melalui pesan singkat karena seluruh progres dapat dipantau melalui aplikasi," jelasnya.
Ia juga mengingatkan bahwa digitalisasi tidak cukup hanya dengan menghadirkan aplikasi. Keberhasilan transformasi layanan bergantung pada kesiapan sumber daya manusia yang mengoperasikan sistem tersebut.
"Hard infrastructure dan soft infrastructure tidak akan berarti tanpa SDM yang mampu mengoperasikan dan mengembangkannya secara efektif. Karena itu peningkatan kapasitas tenaga kependidikan harus terus dilakukan melalui pelatihan, benchmarking, maupun pertukaran pengalaman dengan perguruan tinggi lain," katanya.
Selain itu, Wakil Rektor I menyoroti pentingnya penguatan infrastruktur teknologi informasi, terutama stabilitas jaringan dan keamanan server yang menjadi fondasi berbagai layanan digital kampus. Menurutnya, gangguan sistem informasi dapat berdampak langsung terhadap pelayanan akademik maupun berbagai agenda strategis universitas, termasuk proses akreditasi dan pemeringkatan internasional.
Lebih jauh, ia menegaskan bahwa tujuan utama digitalisasi bukanlah sekadar menghadirkan teknologi baru, melainkan membangun budaya pelayanan publik yang semakin profesional.
"Aplikasi hanyalah alat. Yang paling penting tetap manusianya. Layanan yang cepat harus disertai keramahan, ketepatan, dan kepedulian kepada mahasiswa. Ketika teknologi dan kualitas pelayanan berjalan bersama, maka kepercayaan publik terhadap kampus akan semakin kuat," ungkapnya.
Melalui FGD ini, UIN KHAS Jember menegaskan komitmennya untuk terus memperkuat transformasi digital di bidang akademik. Peluncuran aplikasi Yudisium dan Wisuda Online menjadi salah satu langkah nyata menuju tata kelola perguruan tinggi yang lebih modern, efisien, dan berorientasi pada kebutuhan mahasiswa sebagai pengguna utama layanan akademik.
Penulis: Atiyatul Mawaddah
Editor: Munirotun Naimah
Fotografer: Denny Prabu Syahputra
